Ek Ders Ücretlendirme Sistemi (EUS) Nedir?

Öğretim elemanları, haftalık ders yükünün dışında gerek kadrosunun bulunduğu, gerekse diğer yükseköğretim kurumlarında, güz ve bahar yarı yıllarında mecburi ve isteğe bağlı olarak, ek ders ücreti ödenmek kaydıyla ders verebilir. Ek ders ücreti ödemelerinde uyulacak esaslar Yükseköğretim Kurululu tarafından belirlenmiştir.

EUS, üniversite fakülte, yüksekokul veya ensititülerinde derse giren akademik personel ile üniversite dışından gelen akademisyen, serbest meslek sahibi veya öğretmenlerin ek ders ücretlerini mevcut yönetmeliklere uygun olarak hesaplayan bir otomasyon sistemidir.

EUS, ülkemizde geliştirilen ve otomasyon şeklinde çalışan web tabanlı ve yönetmeliklerle değişebilecek parametrelere uyumlu, bu amaç doğrultusunda tasarlanmış ilk ve tek yazılımdır.

EUS, zaman ve mekan bağımsız olarak fakülte, bölüm, öğretim üyesi ve idari birimler arasındaki eşgüdümü sağlamak ve en kısa sürede en iyi başarımı elde edebilmek üzere güvenilir ve sürekli çalışan donanımlar üzerinde, günümüzün gelişmiş yazılım geliştirme teknolojileri ve uygulama sunucuları kullanılarak geliştirilmiş rol tabanlı bir Internet uygulamasıdır.

EUS Hangi Amaçla Geliştirilmiştir?

Ek ders ücreti ödemelerinin hesaplanmasında uyulacak olan esaslar oldukça karmaşık olmakla birlikte birçok ayrıntıyı da berebarinde içermektedir.

Çoğu üniversitede ek ders ücretlerinin hesaplanması işi, bir otomasyon sistemi üzerinden değil, üniversite idari personelleri tarafından el ile yapılmaktadadır. Kontrollerin ve hesaplamaların idari personel tarafından el ile yapılması oldukça zahmetli olmanın yanında, birçok problemi de beraberinde getirmektedir. Gereğinden fazla iş gücünün bu iş için harcanması, zamanın verimli kullanılamaması, akademik personellerin ek ders ücreti ödemelerinin çok geç yapılması, verilerin bilgisayar ortamında saklanmaması ve en önemlisi de hesaplamaların yanlış olmasına bağlı olarak akdemik personele eksik veya fazla ödeme yapılması yaşanabilecek başlıca problemlerdir.

Geçtiğimiz yıllarda birçok üniversitede öğretim üyelerine ait izin, rapor veya derse katılmama gibi durumların takipsizliğinden dolayı hatalı ödemelerin yapıldığı tespit edilmiştir. Hatalı ek ders ücreti ödemeleri yüzünden iç denetimlerde veya Sayıştay denetimlerinde ciddi sıkıntılar yaşanmıştır.

Geliştirilen Ek Ders Ücretlendirme Sistemi ile bu konuda üniversitelerde hali hazırda yaşanan ya da yaşanabilecek problemleri ortadan kaldırmak, üniversitelerdeki iş akışını rahatlatmak, ihtiyaç duyulan iş gücünü azaltmak ve üniversitelerde ek ders ücretlerinin hesaplanmasında standart bir prosedürün izlenmesi hedeflenmektedir.

EUS’ nin Özellikleri

EUS ile öğretim elamanlarının haftalık ders programının oluşturulmasından beyan bildirimlerinin oluşturulmasına, puantaj bilgilerinin çıkarılmasından ek ders ücretlerinin çıkarılmasına kadar ki tüm süreç konrol altına alınmıştır.

Her üniversitenin ek ders ücretlendirme yöntemi farklı olabilmekte dolayısıyla de ilgili yönetmeliklere ters düşebilmektedir. EUS, YÖK kurumunun açıklamış olduğu yönetmelikleri esas almakla birlikte tüm üniversitelerin yapısına uyabilecek şekilde tasarlanmıştır.

EUS, üniversite içindeki farklı fakülte ve yüksek okullarda eğitim veren kadrolu, sözleşmeli, öğretmen, serbest meslek sahibi gibi farklı kadrolarda yer alan öğretim elemanlarının ders ücretlendirmelerini tek bir noktadan yapar.

EUS, ücretlendirme yaparken öğretim elemanının sadece kendi biriminde yürüttüğü desleri hasaba katmaz. Kendi biriminin dışında (Enstitü, Tıp fakültesi, Uzaktan eğitim, vb.) verdiği dersleri de değerlendirerek eğitmenin ücretlendirmesini doğru bir şekilde hesaplar. Öğretim elemanının farklı birimlerde verdiği derslerin yük dağılımını yapar ve aylık puantajını otomatik oluşturur. Puantaj tablosunda kişiye ait izin, rapor, tatil, telafi veya kadro değişikliği gibi durumlar dikkate alınarak haksız ödemelerin veya sonrasında oluşacak zimmetlerin önüne geçilir.

EUS, devlet veya vakıf üniversitesi gibi farklı kurumlara giden veya farklı kurumlardan gelen öğretim elemanlarının ders yüklerinin hesaplamasını başarılı bir şekilde yapar.

EUS, üniversitedeki fakülte ve bölümlerin yapısına uygun olarak çalışır. Bu bağlamda her bölüm veya fakülte, bünyesinde işletilen derslerin girişlerinden sorumludur. Ders girişi üniversitenin işleyişinde göre şekillenebilmektedir. Bundan sonraki süreçte hesaplamaların doğru yapılabilmesi adına sadece aylık olarak izin, rapor, kadro değişikliği veya telafi gibi durumların sisteme girilmesi yeterlidir. Sistem yöneticisi, her ay sonunda kişilere ve birimlere ait ödeme bilgilerinin oluşturulmasını tek bir tuşa basarak sağlar. Bir gün içerisinde tüm üniversitenin ek ders hesaplamaları tamamlanır.

EUS, çok farklı kullanıcı girişine olanak sağlar. Yönetici, öğretim elemanı, bölüm sorumlusu, fakülte sorumlusu, mutemet, kontrol memuru, raporlama memuru, bu kullanıcı tiplerinden bazılarıdır. Özellikle öğretim elemanı aylık ücretlerini takip edebilir ve ders beyanı onaylarını sistem üzerinden gerçekleştirebilir. Kontrol memuru, her ay düzenli olarak ödemeleri onaylar ve onaylanan ödemeler ile ilgili hesaplama veya düzenlemeler otomatik olarak engellenir.

EUS, sisteminin en önemli özelliklerinden birisi de, enstitü ve tıp fakültelerini kapsayacak şekilde tasarlanmış olmasıdır. Özellikle yüksek lisans ve doktora tezlerinde okutulan, tez ve uzmanlık alan derslerine ait öğrencilerin, sistem üzerinden takip edilmesine olanak sağlanır. Mezun olmuş bir öğrencinin danışmanlık dersleri değerlendirilerek mezun olduğu tarihten itibaren ilgili dersleri otomatik olarak sistemden düşer.

Haftalık ders programı düzenleme modülü ile, sabit programa bağlı kalınmaksızın, her hafta farklı ders programının oluşturulmasına ve ücretlendirilmesine olanak sağlar. Bu yapı en çok Tıp fakülteleri gibi asistan eğitimlerinin olduğu fakültelerde oldukça başarılıdır.

EUS - Döneme ve Fakülteye Özgü Öğretim Katsayıları

Eğitim öğretim planı içerisinde, EUS sisteminde Güz ve Bahar dönemlerinin yanı sıra, Ara ve Yaz dönemi gibi enstitülere yönelik dönemler mevcuttur. Dönem başlangıç ve bitiş tarihleri her fakülte veya enstitüye göre düzenlenebilir. Bu sayede birimlerin ders programları ilgili haftalarda düzenli bir şekilde yer alır. İlgili dönem içerisindeki öğretim tipi ve katsayıları yine fakültelerin kendine özgü kurul kararı ile aldıkları karar neticesinde değişiklik arz edebilir. EUS bu tür değişikliklere imkan tanır ve farklı ödeme katsayıları ile ders ücretlerinin hesaplanabilmesine olanak sağlar.

EUS - Maaş ve Diğer Gelirler İçin Matrah Entegrasyonu

Süregelen vergi matrahlarının, ek ders ve maaş ile birlikte aylık olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Maaş hesaplamalarını Kendi Maaş Sistemi üzerinden yapan kurumlar için, yazılım veri aktarabilir ve alabilir şekilde tasarlanmıştır. Maaş ücretleri hesaplandıktan sonra Excel,xml veya txt dosya formatlarında tüm personel listesi matrahları ile birlikte EUS’ ye aktarılabilir. Aynı şekilde EUS’deki hesaplamaların tamamlanmasıyla birlikte de diğer formatlarda uygun veri alınabilir. Kurumun isteği üzerine bu sistemler değiştirilebilir, dosya sistemi ortadan kaldırılarak yazılımların otomatik veri aktarımı yapması sağlanabilir.

EUS - Say2000 Entegrasyonu

Maaş hesaplamalarını SAY2000 Merkezi Maaş Sistemi üzerinden yapan kurumlar için, yazılım veri aktarabilir ve alabilir şekilde tasarlanmıştır. Maaş ücretleri hesaplandıktan sonra Excel dosyası olarak tüm personel listesi matrahları ile birlikte EUS’ ye aktarılabilir. Aynı şekilde EUS’deki hesaplamaların tamamlanmasıyla birlikte de SAY2000 formatına uygun veri çıkışı alınabilir.

EUS - KBS Entegrasyonu

Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) girilecek puantaj bilgilerinin EUS ile uygun formatta hazırlanması mümkündür. EUS her ay düzenli olarak puantaj bilgilerini KBS Sistemine aktarabilir. Böylece KBS sistemindeki puantaj bilgileri elle doldurulmak zorunda kalınmaz.

Ancak EUS, tüm hesaplamalarını kendi üzerinden yaptığından, sistemi kullanan kurumların KBS sistemine veri girmelerine gerek kalmaz. EUS, kadrolu, emekli, sözleşmeli ve öğretmen gibi farklı öğretim elemanı tiplerindeki hesaplamalarını, farklı öğretim tipleri ve farklı katsayılarına göre tek hesaplama ile yapabilecek şekilde tasarlanmıştır.